Как написать техническое задание для любой сферы деятельности

Каждый раз, когда вы что-то придумываете, следует подготовиться и описать объем работы, который вы хотите воплотить в жизни. .

Наша статья подскажет вам, как написать действительно рабочую и актуальную для любой сферы техническую документацию. Такое руководство в особенности пригодится тем командам, которые сотрудничают со сторонними игроками на рынке, так как технические документы или так называемая дорожная карта помогут всем участникам не сбиться с намеченного курса и довести проект до конца.

Из этой статьи вы узнаете следующее:

• Что такое объем работ?
• 7 шагов, чтобы написать успешную документацию и не сойти с ума
• Объем работы и Agile: мэтч или нет?
• Бонус! Лайфхаки от RedmineUP

Что такое объем работ?

Объем работ (с англ. scope of work) — это довольно подробное соглашение о работе, которую две стороны (например, клиент и поставщик) собираются выполнить в рамках конкретного проекта. Документ обычно содержит определенные особенности и подводные камни, которые могут возникнуть на любом этапе проекта.

Прежде всего, такой тип документации гарантирует нерушимость взаимных соглашений и намеченный фронт работы. Стороны договариваются о правах и обязанностях, а также о выработанной стратегии действий, которая в конечном итоге обеспечит успешный результат. По сути, объем работ используется как практическая основа для принятия решений в рамках проекта: что входит в рамки, а что остаётся вне.

Итак, в чем же секрет мастерски написанной документации? Конечно, все дело в содержании:

• Определение проблемы: В чем заключается проблема? Как она будет разрешена посредством выполнения проекта?
• Этапы: Когда проект начнется и когда он закончится? Какие основные этапы можно выделить?
• План действий: Какие шаги должен предпринять каждый сотрудник, чтобы вместе с командой успешно закрыть проект?
• Получаемые результаты: Что вы планируете получить в конце проекта? Продукт? Программное обеспечение? Отчет? В каком формате?
• Положения и условия: Права и обязанности, требования, все то, что делает объем работ хорошо структурированным деловым документом.
• Финансовые детали: Сколько будет стоить проект для каждой заинтересованной стороны? Как вы планируете платить специалистам, участвующим в проекте?
• Ожидаемые результаты: Какое бизнес-решение вы получите после завершения проекта? Какую цель вы хотите достичь с помощью этого проекта?

В целом, основной целью является предотвращение любого недопонимания и конфликта между участниками проекта. Не говоря уже о том, что подобная техническая документация уже зарекомендовала себя как эффективное средство против случаев избирательной памяти, своего рода оправдания, которым некоторые люди любят время от времени злоупотреблять.

Узнайте больше о решениях RedmineUP!

7 шагов, чтобы написать успешную документацию и не сойти с ума

Шаг 1. Проведите исследование

Все знают, что перед тем, как заняться дайвингом, человек надевает маску и трубку. Эта универсальная истина может быть применена и в нашем случае. Прежде чем погрузиться в проект, вооружитесь всей необходимой информацией. Определите тип работы, которую будет выполнять ваша команда, а также обозначьте другие вовлеченные стороны. Опишите, с какой проблемой вы столкнулись и как ваша задумка может эту проблему решить, то есть речь идет об определении проблемы.

Шаг 2. Перечислите цели

Представьте, что вы собираетесь защищать проект, поэтому сформулируйте преследуемые цели предельно ясно. Что принесет проект заинтересованным сторонам и рынку в целом? Каких результатов вы ожидаете в итоге? Этот шаг не требует слишком подробного описания, поэтому не стоит сильно вдаваться в детали. Просто докажите прибыльность проекта.

Шаг 3. Определите конкретные задачи

Сначала составьте список или просто подробно объясните, что должна сделать ваша команда, чтобы выполнить проект. Например, ваша компания собирается разработать новое программное обеспечение. Вероятно, ваш объем работ будет включать такие шаги, как «Написать бэкэнд», «Разработать уникальный дизайн», «Запустить рекламную кампанию» и т.д.

Затем разделите эти этапы на небольшие управляемые шаги и определите, кто будет этим заниматься. Это отличный способ отслеживать свой прогресс и регулярно и своевременно отчитываться о сделанном. Кроме того, будьте предельно конкретны. Каких действий вы ожидаете от каждого сотрудника? Это позволит всем оставаться в тонусе, особенно вашим партнерам.

Узнайте больше о решениях RedmineUP!

Шаг 4. Обозначьте сроки

Самое время составить график. Таким образом, это будут не просто мысли о том, как долго продлится проект и когда он будет завершен, а задокументированная информация. Установите даты начала и окончания, определите этапы и фазы, которые будет включать проект. Здесь важно оставить возможность для модификации процесса, что может оказаться необходимым в некоторых случаях, например, при работе в Agile команде. Можно, например, определить лишь максимальный дедлайн, к которому задача должна быть выполнена.

Далее подумайте о регулярных командных встречах: когда и как они будут проходить? В жизни? В Zoom? Без сомнения, постоянные обсуждения – это обязательное условие любого успешного бизнеса. Будьте последовательны и регулярно встречайтесь со своей командой и партнерами. Кроме того, будьте открыты в вопросах человеческих и финансовых ресурсов. Соответствуют ли ваши ресурсы и ресурсы вашего партнера потребностям проекта? Если нет, лучше решить этот вопрос сразу.

Шаг 5. Сформулируйте результаты

Этот шаг посвящен вашим ожиданиям от результатов проекта. Как правило, они логически вытекают из списка задач, поэтому в нашем примере результатом могут быть: бэкэнд и фронтэнд программного обеспечения, а также устойчивая маркетинговая стратегия. Можно также объединить график с ожидаемыми результатами, чтобы сформировать более наглядную картину того, как идет проект и где могут скрываться возможные ловушки.

Шаг 6. Добавьте недостающую информацию

Займитесь административной работой. Проще говоря, включите в свой документ дополнительную информацию, как, например, способы оплаты, условия, требования и отчетность.

Шаг 7. Определите критерии успеха

В заключение, завершите свой документ описанием критериев, которые будут применяться для оценки вашего проекта. Как вы собираетесь решить, является ли работа приемлемой или нет? Кто будет утверждать результаты работы? Помните: залог успеха в информационной прозрачности, поэтому не откладывайте этот шаг и потратьте время на включение некоторых рекомендаций.

Поздравляем! Бумажная волокита наконец-то завершена, и пришло время погрузиться в реальные рабочие процессы. Тем более, что теперь у вас есть незаменимый помощник, в виде задокументированного объема работы.

Узнайте больше о решениях RedmineUP!

Объем работы и Agile: мэтч или нет?

Вы можете возразить: «Да, согласен, техническое задание – это эффективный инструмент, но как я смогу адаптировать его в рамках Agile? Учитывая спринты, в которых мы привыкли работать». Это справедливое замечание. Однако самое главное здесь – это постараться достичь баланса между гибкостью и структурой.

Просто задайте себе вопрос: Что я знаю наверняка? А что прояснится только в процессе? Оставьте место для возможных изменений и сформулируйте несколько дальновидных прогнозов. В конце концов, именно это определяет и хорошего менеджера, не только бизнесмена. Для этого разделите рабочий поток на задачи и приготовьтесь к предстоящим маневрам.

Некоторые части могут содержать исчерпывающую информацию, некоторые останутся довольно схематичными. Это совершенно нормально! Не позволяйте непредвиденным обстоятельствам сбить вас и ваш проект с намеченного пути. Вместо этого коммуницируйте со своими партнерами и двигайтесь вперед.

Бонус! Лайфхаки от RedmineUP

• Не скупитесь на детали. Чем больше вы дадите пояснений, тем лучше будет результат. Более того, если есть какие-то термины или аббревиатуры, необходимо расшифровать их значение с помощью глоссария. Убедитесь, что каждая часть информации дойдет до конечного потребителя.

• Используйте картинки. Как гласит поговорка, один взгляд стоит тысячи слов. Кстати, большинство людей - визуалы, поэтому они лучше усваивают информацию, если она представлена в виде изображений.

• Воспользуйтесь преимуществами технологической революции. Существует множество цифровых дополнений, призванных облегчить нашу жизнь. Напишите техническое сопровождение с помощью популярного инструмента управления проектами. RedmineUP поможет вам рассчитать ожидаемые затраты, составить чеклисты, делегировать отдельные задачи в команде и многое другое. Откройте для себя удивительный мир RedmineUP с нашей бесплатной пробной версией!