Секреты оформления технической документации

Ведение технической документации – неотъемлемая часть управления любым цифровым продуктом. Особенно актуальным становится вопрос написания такого руководства для пользователя при запуске товара. .

Именно об этом и пойдет речь в нашем сегодняшнем посте. После основной части вы получите бесплатный шаблон технической документации от RedmineUP!

Из этой статьи вы узнаете следующее:

• Области применения технической документации
• Основные правила при формировании документов технического сопровождения
• Секреты оформления руководства пользователя

Области применения технической документации

Итак, техническая документация - это форма письменного общения, которая содержит информацию о продукте, процессе или услуге. При этом ее основную цель легко сформулировать: донести до пользователя функциональность конкретной системы максимально емко. Таким образом, обычно речь идет о различных видах инструкции, например, о руководстве пользователя, инструкции по установке и устранению неисправностей и т.д.

Будьте осторожны: такой документ может либо усилить ваш бренд, либо нанести непоправимый урон. Иными словами, если руководство не выполняет свою основную функцию и пользователи не находят в нем необходимую информацию, они начинают искать более удобную альтернативу. Таким образом, если вы, как предприниматель, хотите построить доверительные отношения между целевой аудиторией и вашим продуктом, вам определенно стоит начать с создания исчерпывающей технической документации.

Существуют различные области, где такая документация может быть полезна, но обычно выделяют две ключевые категории:

1. Область процессов

• Дорожные карты продуктов
• Планирование проектов
• Маркетинг и продажи
• График обновлений

2. Продуктовое поле

• UX-дизайн
• Инструкция по установке
• Обучение пользователей
• Политика безопасности данных

Учитывая специфику IT-рынка, эти документы должны быть оформлены онлайн в виде специальной вкладки на корпоративном сайте компании или на страницах саппорта (что, кстати, является отличным SEO-бустером!).

Узнайте больше о решениях RedmineUP!

Основные правила при формировании документов технического сопровождения

Далее мы перечислим правила, которых мы настоятельно рекомендуем придерживаться при создании ваших документов:

1) Лаконичный язык и четкая структура

Текст должен быть понятным и логически структурированным. Для этого лучше использовать общепринятые языковые стандарты и избегать громоздких предложений.

2) Корпоративный дизайн

Учитывая, что большинство людей - визуалы, сделайте упор на корпоративный дизайн, включив логотип и фирменные цвета в вашу документацию. Успешный бизнес отличается высокой узнаваемостью личного бренда.

3) Удобство пользователя

Всегда помните о конечном пользователе вашего руководства. Как сделать так, чтобы документация была читабельна и структурно организована? Именно здесь вам пригодятся интерактивные элементы: добавьте столько гиперссылок и поисковых фильтров, сколько считаете нужным. При этом всегда старайтесь поставить себя на место ваших клиентов: что нужно добавить, чтобы процесс поиска был максимально упрощен?

4) Регулярные обновления

Не забывайте об оперативном внесении обновлений. Вся информация, которую вы добавляете в техническую документацию, должна быть проиллюстрирована наглядно с помощью примеров. Но, что еще важнее, она должна соответствовать действительности.

Секреты оформления руководства пользователя

При прочтении данной статьи у вас мог возникнуть вопрос: какого плана мне придерживаться, чтобы написать действительно полезное руководство пользователя? Не стоит беспокоиться, мы поможем вам!

Шаг 1. Определите область применения и целевую аудиторию.

Каким вы видите ваш будущий документ? Постарайтесь сформулировать уровень и характеристики необходимой технической детализации. Для этого, например, можно провести внутреннее исследование, пообщаться с командой разработчиков. Поверьте, вам не найти лучших помощников в этом деле, чем ваши сотрудники.

Включите в руководство следующую информацию:

• Цель. Необходимо научить людей установке программного обеспечения? Или речь пойдет о его функциональности, архитектуре и т.д.?
• Целевая аудитория. Кто ваш клиент? Разработчик? Менеджер проекта?
• Ресурсы. Были ли у документа старые версии или это первая?
• Инструменты. Какие сервисы, если таковые имеются, вы планируете использовать при управлении документацией?
• Содержание. Какие темы и подтемы вы собираетесь добавить?

Шаг 2. Подготовьтесь к творческому процессу и начните создавать документацию.

Следующий шаг - разработка логичной, клиентоориентированной структуры. Поэтому, прежде чем погрузиться в содержание, предварительно подумайте о том, как вы представите информацию. Важно помнить о двух основных моментах: дизайн страницы и навигация.

Подумайте, какие визуальные средства (диаграммы, скриншоты и видео) можно использовать, чтобы дополнить информацию. Также мы рекомендуем использовать заголовки, подзаголовки и списки.

Вы также можете найти наш шаблон технической документации ниже и использовать уже созданную универсальную структуру.

Шаг 3. Редактируйте, редактируйте и еще раз редактируйте.

Теперь самое время составить проект документа. Приготовьтесь к тому, что вы будете пересматривать и редактировать созданное несколько раз, так что запаситесь терпением. Тем не менее, это необходимый шаг, если вы хотите успешно подготовить документацию. Кроме того, редактирование позволит вам обнаружить и исправить ошибки.

RedmineUP имеет встроенную историю и контроль версий, чтобы ваша команда была в курсе всех обновлений, сделанных в файлах. В то же время, система ролей и разрешений помогает пользователям проверить, кто и как редактировал документы.

Шаг 4. Протестируйте руководство и соберите отзывы.

После того как первая версия документа готова, ее необходимо проверить. Например, поискать неработающие ссылки или изучить проблемы UX. Этот этап имеет огромную ценность, так как позволяет собрать обратную связь от заинтересованных сторон проекта или третьих лиц, а следовательно улучшить вашу документацию.

Узнайте больше о решениях RedmineUP!

Шаг 5. Продолжайте обновлять документы.

И последнее и не менее важное: составьте график обновлений. Формула проста: с развитием вашего продукта должно дополняться и ваше техническое руководство.

С теорией на сегодня мы закончили. Теперь дело за творческим процессом! Не торопитесь и разработайте продуманную техническую документацию, которая повысит лояльность ваших пользователей.

Попробуйте наш бесплатный шаблон и создайте свое собственное руководство пользователя!

Скачать здесь