7 powodów, aby zmigrować Redmine on-premises do hostingu w chmurze

W ciągu ostatnich kilku miesięcy zauważyliśmy rosnącą liczbę przedsiębiorstw migrujących z przestarzałego Redmine on-premise do chmury. Zapytaliśmy CTO's i CIO's, którzy niedawno przeszli do chmury, o powody i korzyści z przejścia. .

Ludzie, z którymi rozmawialiśmy, dzielili się tymi samymi 7 czynnikami napędzającymi swift ich infrastruktury. Mamy nadzieję, że ten artykuł pomoże innym zespołom, które zmagają się z Redmine on-premises, znaleźć rozwiązanie. Naszym celem jest zainspirowanie do poszukiwania alternatywnego sposobu zarządzania IT.

Pierwszym i najważniejszym czynnikiem jest to, że kluczowi decydenci i interesariusze zaangażowani w proces decyzyjny byli świadomi, że stare systemy z zazwyczaj zaniedbaną konserwacją wstrzymują rozwój biznesu i powodują rosnącą bańkę długu technicznego.

Powód 1. Aby zabezpieczyć system na przyszłość poprzez rozwiązanie problemu aktualizacji Redmine

Z głównym wydaniem co najmniej raz w roku i kilkoma mniejszymi po drodze, wymaga to przydzielenia zasobów, aby utrzymać Redmine i zainstalowane wtyczki aktualne. W zależności od dewelopera może to być nawet 2-3 zdarzenia na kwartał. 

Odświeżony system i wtyczki mają tendencję do powodowania konfliktów ze starszymi wtyczkami i funkcjami. Szczególnie od 4.0, ponieważ zespół rdzeniowy przeprojektował część rdzeniowych klejnotów i funkcjonalności.    Kiedy firmy przenoszą Redmine do chmury, głównym punktem jest to, że nie chcą się już martwić o aktualizacje. Chcą zapomnieć o testowaniu i rozwiązywaniu konfliktów, zmieniających się wymaganiach, zmniejszającej się przestrzeni dyskowej czy braku zasobów ludzkich.

Przenosząc platformę do chmury możesz sprawić, że cała firma skupi się na realizacji celów biznesowych, generowaniu przychodów i pielęgnowaniu relacji z klientami. Utrzymanie infrastruktury IT zazwyczaj nie jest Twoim głównym celem.

Jeden punkt był wspólny - 7/10 osób, z którymi rozmawialiśmy, planowało zainstalować Redmine raz i nie ruszać go, dopóki nie będzie to konieczne. Prędzej czy później napotykali na konflikty pluginów/rdzenia, potrzebę dodania/aktualizacji pluginu lub zmagali się z wewnętrznymi operacjami.

I wtedy odkryli, że aktualizacja Redmine - taka sama jak wcześniej aktualizacje Windowsa (Halo, niebieski ekran i niekończące się instalacje!) nie jest tak prosta jak się wydaje w teorii. W praktyce wymaga zazwyczaj całkowitego przeinstalowania systemu i zmigrowania plików do nowej instancji. Taki proces może trwać dni, tygodnie lub nawet miesiące, w zależności od wielkości firmy.

Jako główny twórca wtyczek do Redmine, możemy podzielić się małym sekretem - większość wtyczek dostępnych na plugin marketplace, zwłaszcza tych dostępnych za darmo, nie jest w ogóle testowana lub testowana tylko w środowisku serwerowym używanym przez ich zespół programistów. Nie istnieje żaden zunifikowany system ani automatyczne pokrycie testami, które sprawdzałyby kompatybilność wtyczek, tak jak w przypadku Jira marketplace.

Konsekwencje mogą być różne - od niemożności korzystania ze starych funkcji do przestoju systemu. A to może okazać się kosztowne.

Wybierając Redmine cloud hosting, zawsze pracujesz na najnowszej stabilnej wersji Redmine i wtyczek. Twoja instancja zapewnia średnio 99,9% uptime lub lepiej i jest stale monitorowana.

Powód 2. Aby uzyskać szybsze działanie Redmine również z urządzeń mobilnych

Innym powodem jest potrzeba mobilności i dostępności. Zaletą instancjonowanych Redmine hostowanych w chmurze jest to, że wszystkie one używają responsywnego układu i mogą być chociaż dostępne w podróży - w podróży służbowej, czy podczas dojazdów do pracy. I mogą być łatwo połączone z aplikacjami mobilnymi. Dzięki temu poprawia się komunikacja w zespołach, a liderzy zespołów mają lepszą widoczność na postępy projektu.

RedmineUP i inni poważni dostawcy hostingu, pozwalają Ci wybrać miejsce, w którym chcesz, aby Twoje dane były przechowywane. Pierwszym częstym powodem jest przestrzeganie lokalnych regulacji dotyczących danych (jak w Europie, Chinach czy Rosji).

Drugim z nich jest szybkość. Wydajność Redmine hostowanego w chmurze, wspieranego przez CDN, gwarantuje lepszą wydajność niż Twój wewnętrzny serwer. 

Możesz przeczytać studium przypadku RSP Systems, które pokazuje jak migracja do chmury może zwiększyć produktywność firmy.

Jeśli chcesz zintegrować Redmine z narzędziem lub usługą innej firmy, możesz skorzystać ze wskazówek zespołu, który utrzymuje wiele instancji Redmine już od 10 lat i zna system jak własną kieszeń.

Reason 3. To improve Redmine security and backup

Prawdopodobnie najbardziej zajmującym punktem w dyskusji z każdym CTO jest który sposób hostingu Redmine jest lepszy - in-house czy cloud-hosted. Jednak jak mówi powiedzenie, że syn szewca zawsze chodzi boso dotyczy również zespołów IT. Audyty i inwestycje w bezpieczeństwo systemów wewnętrznych są często na liście rzeczy do zrobienia, ale są spychane na dalszy plan, gdy projekty są w fazie rozwoju.

Jeśli porównasz swoją infrastrukturę wewnętrzną i instancje hostowane - zobaczysz, że obecnie dostawcy chmury, tacy jak EasyRedmine, Planio i RedmineUP, stawiają bezpieczeństwo danych na pierwszym miejscu.

Każdy z nich może zapewnić takie certyfikaty jak:

• PCI DSS Level 1
• ISO/IEC 27001:2013
• SOC 1 Type II i SOC 2 Type II
• Samoocena Cloud Security Alliance (CSA) STAR

Jeśli pracujesz dla wrażliwej branży, takiej jak bankowość, finanse czy medycyna, musisz spełniać skrupulatne regulacje i umowy dotyczące ochrony danych (np. GDPR). Każdy z wymienionych dostawców Redmine Cloud spełnia te wymagania i chroni dane klientów tak, jakby to były dane członków ich rodzin. Zajrzyj do RedmineUP's Security Statement, aby uzyskać więcej szczegółów.

Powód 4. Wybrać efektywne kosztowo rozwiązanie

Jeśli Twoja firma może mieć gotową instancję all-in-one za koszt 1h DevOpsa lub admina, to jaki sens ma przechodzenie przez całą instalację i utrzymanie Redmine samodzielnie? Nie ma co się zastanawiać.

Fakt, że Redmine jest dostępny za darmo i nie będzie kosztował Cię jego posiadanie jest na początku kuszący. Ale weź pod uwagę całkowity koszt posiadania. W przypadku Redmine z własnym hostingiem, Twoja organizacja musiałaby pokryć koszty sprzętu (serwer i infrastruktura pomocnicza, internet, prąd, itp.) oraz robocizny. A koszty pracy rosną wraz z rozwojem firmy i wymagają więcej uwagi do wsparcia i utrzymania systemu oraz pełnienia roli administratora. 

Przeprowadziliśmy ankietę z naszymi klientami Cloud i zapytaliśmy ich o wydatki, jakie ponosili przed swiftem. Średnio wydawali 600$ - 1000$ na self-hosted Redmine miesięcznie. Wycena w chmurze zapewnia Ci przejrzystość i łatwość planowania wydatków na kolejne kwartały. 

Z Redmine w modelu SaaS, takim jak RedmineUP Cloud, płacisz stały miesięczny abonament, na zasadzie pay-as-you-go według jasnego i przejrzystego cennika. To jest wskazywane jako decydująca piłka w meczu.

Na realnych przykładach - przeciętny zespół IT miał zatrudnienie na poziomie 20-40 osób. Wpadnie na plan Medium, który kosztuje 69$/miesiąc. To zdecydowanie mniej niż koszty uruchomienia Redmine u siebie.

Inny przykład. Wyobraźmy sobie, że Twój wewnętrzny zespół liczy zaledwie pięć osób i decyduje się na migrację do wersji cloud-hosted, aby uwolnić kilka godzin. Po migracji (dostarczonej bezpłatnie), miesięczna opłata wyniesie 29$. Teraz wyobraźmy sobie, że z powodu nowego projektu, trzeba wprowadzić kilka zewnętrznych zespołów i podwykonawców aboad. To może skalować liczbę użytkowników do 50-100 osób. Wtedy na czas projektu, twój plan wzrasta - do $169. To wciąż o wiele mniej, niż wydasz na samą administrację systemu, wsparcie i rozwiązywanie konfliktów dla tak dużej grupy. A gdy projekt się skończy, możesz obniżyć koszty. To jest naprawdę bezsensowne.  

Powód 5. Dostęp do wsparcia i dedykowanego opiekuna konta

Pomimo komercyjnych rozwiązań Redmine nie posiada otwartego kanału wsparcia 24/7/365.

W przypadku blokady drogi, błędu czy niepewności musisz liczyć na pomoc swojego devopsa, zespołu deweloperskiego lub społeczności Redmine. Jeśli możesz sobie pozwolić na czekanie na odpowiedź, to często wystarczy. Ale gdy dochodzi do przestoju i blokujesz się w pracy dla swoich klientów, robi się problematycznie.

Dyrektorzy, z którymi rozmawialiśmy, wspominali, że chcieliby mieć dedykowany zespół, który monitorowałby stan aplikacji, pilnował load balancera, a w razie nagłej potrzeby był w stanie zareagować i szybko rozwiązać problem. Wspomnieli, że chcieliby mieć dostęp do dedykowanego account managera, który znałby konfigurację ich instancji. Kolejny powód - możliwość dotarcia do supportu wieloma kanałami, najczęściej przez e-mail, LiveChat lub telefon.

Otrzymaliśmy pięciogwiazdkową ocenę za usługę przejścia z Redmine on-premise na Redmine w chmurze, którą świadczymy bezpłatnie i zazwyczaj dostarczamy w ciągu jednego dnia roboczego.

George Baker, analityk BI
G-Loot Musieliśmy zmigrować naszą lokalnie hostowaną instancję Redmine do chmury, aby lepiej zintegrować się z naszym wewnętrznym stosem technologicznym. Kiedy to stało się rzeczywistością, korzyści z korzystania z usług RedmineUP w porównaniu do samodzielnego zarządzania środowiskiem stały się natychmiast widoczne. RedmineUP zarządza teraz wszystkimi zadaniami administracyjnymi, takimi jak bezpieczeństwo i tworzenie kopii zapasowych, pozostawiając nasze wewnętrzne zasoby dostępne do skoncentrowania się na innych, bardziej krytycznych działaniach biznesowych.

Uzasadnienie 6. Zbudowanie niezależnej i elastycznej infrastruktury IT 

Wybierając Redmine w modelu SaaS ma jeszcze jedną przewagę nad hostingiem wewnętrznym lub dedykowanym rozwiązaniem programowym. Jest nią elastyczność i niezależność. Twoje dane mogą być eksportowane i importowane do nowego dostawcy, jeśli obecny nie wspiera wystarczająco Twoich celów biznesowych.

Jeśli DevOps lub zespół rozwoju trzeba dodać nowy plugin, lub połączyć za pomocą API z usługą strony trzeciej nie będzie musiał delegować ludzi do tego zadania. Zespół utrzymania dostawcy dostarczy takie dostosowanie lub konfigurację.

Cloud computing jest rozwiązaniem, które pozwala Twojej firmie skupić się na podstawowej działalności, podczas gdy reszta jest obsługiwana za Ciebie. Jest to ta sama usługa biznesowa, którą znasz z leasingu floty samochodowej. Pokryj miesięczny abonament i przestań myśleć o reszcie.

Powód 7. Aby przygotować się do korzystania z Redmine bez wdrażania

Ostatnim często wymienianym powodem jest to, że usługi oparte na chmurze mogą być wdrożone w ciągu zaledwie godziny lub kilku dni roboczych, a nie tygodni lub miesięcy, które może zająć strategiczne planowanie, uzyskanie zgody, zakup i wdrożenie wewnętrznej infrastruktury IT z wewnętrznym personelem.

CTO naszego klienta, software house'u z Niemiec, wybrał Cloud, ponieważ potrzebował dodać do projektu wynajętych deweloperów. W ciągu minuty założył konto, sprawdził nowe funkcje zarządzania projektami Agile i podniósł konto do najmniejszego planu. A deweloperzy dołączyli do projektu w ciągu następnej godziny. Nie musiał planować i rezerwować swoich ludzi do pracy. To jest szybkość w podejmowaniu mądrych decyzji.

Dodatkową korzyścią z wyboru dedykowanego hostingu Redmine i często powodem migracji jest zestaw wtyczek. Firmy, które dbają o swoje produkty, stale szukają sposobów na zwiększenie wydajności swojego zespołu.

Każdy dostawca hostingu Redmine oferuje nieco inny zestaw funkcji. RedmineUP jest oceniany jako najlepszy do zarządzania projektami i funkcjami związanymi z helpdeskiem, Planio wykorzystuje ograniczony zestaw wtyczek RedmineUP i ma przyjazny interfejs, EasyRedmine dobrze pasuje do zespołów, które muszą kontrolować i raportować wiele KPI.

Podsumowanie

Redmine jest najpopularniejszym i wysoce funkcjonalnym systemem open-source, ale nie jest wyposażony we wszystkie funkcje po wyjęciu z pudełka. Jego utrzymanie wymaga czasu i zasobów. Przenosząc Redmine do hostingu w chmurze, firmy zyskują korzyści z parowania operacji, optymalizacji kosztów i przyszłościowego zabezpieczenia podstawowego narzędzia.

Jeśli Twoja instalacja na miejscu lub inny hosting Redmine hamuje rozwój firmy, nie czekaj zbyt długo i rozważ przeniesienie się na dedykowane rozwiązanie. Następnym krokiem jest rozważenie jaki jest najlepszy hosting Redmine, który pasuje do potrzeb Twojej firmy.

Jeśli któryś z powodów wymienionych powyżej rezonuje z Tobą, zrób pierwszy krok i wypróbuj Cloud przez 15 dni za darmo.

Jakie inne powody widzisz w swojej organizacji, które napędzają chęć migracji do chmury? Podziel się nimi w komentarzach poniżej.